Siete minas terrestres comunes a ser evitadas en las videoconferencias

En Noticias, Tipsby Fernando Ulloa Muñoz

Siete minas terrestres comunes a ser evitadas en las videoconferencias

Uno de los mayores desafíos que enfrentan las empresas a medida que hacen su transición a reuniones web basadas en video, es hacer que los empleados y la gerencia se sientan entusiasmados y confiados con la nueva tecnología. Para asegurarse de que su empresa se convierta en creyente de las videoconferencias, aquí hay algunos escollos comunes que debe tomar en cuenta para evitarlos.

1. Evite tomarse una eternidad para que todos estén completamente conectados a la reunión web.

Image

Nada mata una reunión web más rápido que tener un inicio falso antes de que se ponga en marcha. Un buen equipo de conferencia web debe tener toda su tecnología ordenada de antemano y saber exactamente cómo hacer que cada participante inicie sesión de manera rápida, fácil y exitosa.

Si las personas en la sala de juntas tienen que esperar por TI, ya están perdiendo el enfoque de lo que se trata en la reunión y es probable que comiencen a desconectar la agenda. Asegúrese de realizar algunas sesiones de práctica antes de su reunión para familiarizar a las personas nuevas con el equipo y mostrarles las formas de iniciar sesión antes de que empiece la reunión.

2. Debe Prevenir la pérdida de señal en medio de una reunión.

Image

Una vez que inicia la reunión, la conexión de la señal juega un papel muy importante en su efectividad general. Asegúrese de que los clientes que están conectados no se vean impactado por imágenes congeladas en la pantalla, o sufran distorsión de audio a la mitad, lo que distraerá al resto del grupo. Un par de ejercicios de prueba usando toda la tecnología involucrada pueden pagar dividendos cuando es el momento de la verdad. La práctica hace al maestro, y eso también aplica a las conferencias web. Asegúrese de que todas las conexiones y cables estén asegurados y que las conexiones a Internet y WiFi sean lo suficientemente fuertes como para soportar la sesión.

Si las personas en la sala de juntas tienen que esperar por TI, ya están perdiendo el enfoque de lo que se trata en la reunión y es probable que comiencen a desconectar la agenda. Asegúrese de realizar algunas sesiones de práctica antes de su reunión para familiarizar a las personas nuevas con el equipo y mostrarles las formas de iniciar sesión antes de que empiece la reunión.

3. No confíe en la luz fluorescente estándar para videoconferencias.

Image
Según Aragon Research, hasta el 50% de las salas de conferencias estarán habilitadas para video hasta 2020 [1].

Estas salas de video planificadas seguramente incluirán una iluminación que se ve muy bien en la cámara, pero en las salas de conferencias de hoy, la iluminación para cámaras no formó parte del plan inicial. Recuerde que la persona que se encuentra en el otro extremo del video necesita ver a todos bien iluminados, y no lavados por luces dominantes o enmascarados en sombras con ventanas orientadas hacia el sol. Experimente con técnicas adicionales de iluminación indirecta, para que todos sean claramente visibles.

4. Sea estratégico con la colocación del micrófono y la acústica de la sala.

Image

Asegúrate de ubicar micrófonos lo suficientemente lejos de las personas para que las voces no se vuelvan demasiado estridentes, pero no tan lejos como para que no puedan captar el sonido más suave. No uses habitaciones que tengan muchas superficies reflectantes, como baños o pasillos, porque el sonido resonará en toda la habitación. Si puedes aplaudir y escuchar un eco, la habitación es demasiado reflexiva.

Forbes informa que durante las presentaciones, más de la mitad del mensaje se transmite visualmente a través de las expresiones faciales y el lenguaje corporal, mientras que el 37% se interpreta a través del tono de voz y el 8% aparece en palabras reales habladas [2].

El audio entonces, comprende casi la mitad del impacto total de una conferencia web, y el audio debe ser profesional, claro y fácil de escuchar por todos los participantes para que una reunión se considere exitosa.

5. Intenta no hurgar con movimientos de cámara.

Image

Muchas cámaras de conferencia web se controlan mediante un joystick o una Interfaz web de computador, y es vital que la persona que maneja la cámara esté familiarizada con los movimientos de la cámara. Deben reducirse al mínimo todas los paneos e inclinaciones para evitar distracciones, y los ajustes preestablecidos deben hacerse antes de que comience la reunión para hacer transiciones rápidas, suaves y precisas.

Un estudio realizado por Cisco encuestando a jóvenes Millennials en la fuerza laboral encontró que el 87% de los jóvenes encuestados prefieren trabajar para una organización más "habilitada para video", y el 75% dijo que no se conformará con video de "baja calidad" en su compañía[3 ].

6. Planee con anticipación para evitar intrusiones e interrupciones inesperadas durante la conferencia web.

Image

Si está realizando una teleconferencia desde su casa o está trabajando en una sala de videoconferencias planificada previamente, recuerde cerrar con llave cualquier puerta y colocar carteles que indiquen que se está realizando una videoconferencia, de esa manera es poco probable que los invitados entren e interrumpan la reunión. Además, recuerde silenciar los teléfonos móviles durante la reunión.

A medida que el lugar de trabajo se integra en configuraciones más personales, es importante mantener las videoconferencias lo más profesional posible, sin importar la ubicación.

La tendencia hacia la movilidad laboral y el trabajo desde el hogar solo está creciendo, con un 80% a 90% de la fuerza laboral de los EE. UU. Que dicen les gustaría teletrabajar al menos en parte de su programa [4].

7. Actúa profesionalmente en cámara.

Image

Manténgase atento a lo largo de la reunión como si fuera un diálogo real cara a cara, y de seguro verá una mejora notable en la calidad de la comunicación. Además, manténgase concentrado en el orador durante una reunión web, ya que los ojos son muy visibles en una señal de video y la gente notará si ha hecho clic en un navegador web y se está desplazando para obtener las últimas ofertas de compras o entradas de información.

El 75% de las organizaciones encuestadas planean utilizar la conferencia web móvil en un futuro próximo [5], y es probable que las empresas den la aprobación para que los empleados tengan reuniones de video móvil antes de que se construya una sala de videoconferencia designada.

Ya sea que esté teniendo un video chat en un teléfono o en una sala de conferencias corporativa, recuerde que debe dejar de comer hasta después de la reunión. Aunque el grupo no puede oler la comida, no quieren ver ni escuchar a nadie masticando.

Image

Marshall Electronics puede ayudarte a convertir cualquier tipo de sala de oficina en un centro de videoconferencia con tecnología de punta. Ya sea para una sala de juntas grande, una pequeña sala de reuniones o algo intermedio, Marshall Electronics lo tiene cubierto.

En FlorMartz estamos listos para ayudarte a lograr el éxito en tus proyectos web, desde inter-oficinas con solo unos cuantos espectadores hasta millones.

Solicita Precio sin CompromisoCuéntanos tus necesidades